De administrar cosas se ha pasado a administrar personas y de ahí a administrar información y conocimiento. En el siglo XXI ha empezado el boom de la genética, teniendo la clonación como su máxima expresión; además también la nanotecnología que tendrá diferentes aplicaciones, entre las que cuenta el tratamiento médico que permitirá en el futuro la inserción de robots moleculares en el torrente sanguíneo de astronautas para permitirle a éstos ir al planeta Marte de nuestra galaxia en la década del 2030 y regresar con vida. El interés de las ciencias administrativas está en la solución de problemas y se enfatiza en la toma de decisión orientado por la eficiencia y la eficacia como elementos fundamentales de la gerencia; las decisiones estratégicas establecen reglas para la planificación cuyas decisiones fijan las acciones a emplear en los programas elaborados.
Para lograr los objetivos establecidos es fundamental traducir los respectivos vocabularios y reglas estratégicas a los diferentes niveles o espectro de la estructura organizativa. Todo esto conlleva a que los modelos decisorios se traduzcan en instrucciones capaces de ser interpretadas por empleados y directivos en el sistema organizacional en general. La tarea administrativa es la de diseñar organizaciones para alcanzar los propósitos de las instituciones resolviendo los problemas que plantea el ambiente. La organización es un conjunto de sistemas, modelos y programas que regulan el comportamiento de cualquier grupo social, la ciencia de la administración debe suministrar las teorías necesarias para apoyar a gobernantes, empresarios y administradores a enfrentar la responsabilidad de organizar el esfuerzo humano para lograr así una sociedad saludable teniendo como centro el aspecto social y ambiental.
Las instituciones actúan gracias a la acción y liderazgo de los administradores y la administración es el órgano, la fuente de vida que dinamiza la institución a la cual dirige; la institución es un órgano de la sociedad y existe con el único propósito de aportar un resultado eficiente y eficaz a ésta, a la economía y al individuo en particular; la institución no se define por lo que hace y mucho menos por el modo de hacerlo, se le define por su contribución a la ciudadanía. La administración es práctica, su esencia es hacer, su prueba no es la lógica sino los resultados a corto, mediano y largo plazo; su única autoridad es el desempeño, por consiguiente, no es una obra política ni filosófica.
La administración es el órgano específico de la institución moderna cuya supervivencia depende del desempeño en el cumplimiento de sus funciones, basándose en la responsabilidad profesional de los gerentes y supervisores trabajando en equipo con énfasis en la flexibilidad, creatividad, pluralidad y el aprendizaje organizacional.
El desempeño político, económico, financiero, cultural, y social significa ante todo administración eficiente, por tanto, tiene incidencia en los ahorros, inversión de capital y seguridad social. En los países europeos se obtuvo un rápido desarrollo económico y social después de la segunda guerra mundial, éste fue como resultado del trabajo sistemático de formación de los administradores y gerentes, así como la aplicación organizada de los principios gerenciales desarrollados desde finales del siglo XIX y principios del siglo XX. El mejor ejemplo al cual se puede hacer referencia de la importancia de la administración se debe al éxito del plan Marshall que con 19000 millones de dólares y una sólida gestión gerencial se reconstruyó prácticamente casi toda Europa y como resultado de ellos hoy día representan potencias mundiales. La administración tiene que imprimir dirección a las instituciones, tiene que meditar la visión y misión de la misma, fijar estrategias y objetivos, elaborar programas, asignar y organizar recursos para obtener resultados, hacer seguimiento a la gestión identificando responsabilidades y evaluando resultados, además de corregir desviaciones, considerar a la persona como una persona humana y a la responsabilidad social y ambiental un eje principal para generar calidad de vida. El gerente ejerce la administración y la planificación estratégica dinámica, basándose tanto en el conocimiento como en la actitud y responsabilidad, tomando en cuenta principios y valores.
Frederick Taylor decía que los intereses fundamentales de los empleados y los patronos no eran antagónicos, la administración científica se fundamenta en las firmes convicciones de que los verdaderos intereses de ambos son idénticos, así mismo, manifestaba que la mayor prosperidad puede existir únicamente cuando dicho individuo ha alcanzado su más alto grado de eficiencia, cuando rinde su mayor producción diaria, además agregaba que la mayor prosperidad permanente para el obrero unida a la mayor prosperidad por el patrón sólo puede ser alcanzada cuando el trabajo en la organización se hace con el menor gasto combinado el esfuerzo humano, la materia prima, el costo de capital en maquinarias, edificaciones, etc.
Así Taylor diseñó todo un sistema de método de trabajo para reemplazar procedimientos que él consideraba empíricos por métodos científicos, donde Taylor veía que entre los diferentes métodos y herramientas usados en cada tarea, existe siempre un método y una herramienta más rápida y mejores que las demás, diciendo que todos los sistemas antiguos de administración hace que cada obrero se le deje la responsabilidad de efectuar su tarea de acuerdo con su propio criterio, con muy poca ayuda y asesoramiento de la dirección.
Por tanto, en su tesis planteó que aquellos que desempeñan funciones directivas y cuyo deber es desarrollar esta ciencia, deben también guiar y ayudar al obrero y asumir mucha mayor responsabilidad por los resultados en comparación con la que tenían los administradores bajo los sistemas antiguos; esta cooperación personal, estrecha e íntima entre la dirección y los obreros para él constituye la esencia de la moderna administración científica. Además, reconoció la necesidad de dar incentivos especiales a los trabajadores cuando estos producían más que el obrero ordinario del oficio; este incentivo especial debe ser acompañado por un trato cordial que sólo lo da un jefe que tiene un sincero interés por el bienestar de sus trabajadores.
Así Taylor especificó cuatro principios fundamentales: primero, desarrolla para cada elemento del trabajo del obrero una ciencia que remplaza los antiguos métodos empíricos; segundo, selecciona científicamente a través del estudio de tiempo y movimiento de cada tarea a ser ejecutada y luego instruye, enseña y forma al obrero, mientras que en el pasado éste elegía su oficio y se instruía a sí mismo de la mejor manera de acuerdo a sus propias posibilidades; tercero, coopera cordialmente con los obreros para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo con los principios científicos que se aplican; cuarto, distribuye equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre los administradores y los obreros. La administración asume todo trabajo que exceda la capacidad de los obreros, mientras que en el pasado casi todo el trabajo y la mayor parte de la responsabilidad eran confiados a éstos.
Henry Fayol a través de su libro Administración Industrial y General, describió el conjunto de operaciones que realizan las empresas en seis grupos:
- Operaciones técnicas (producción, fabricación, transformación)
- Operaciones comerciales (compras, ventas, permutas)
- Operaciones financieras (búsqueda y administración de capitales)
- Operaciones de seguridad (protección de bienes y de personas)
- Operaciones de contabilidad (inventario, balance, precio de costo, estadísticas)
- Operaciones administrativas (previsión, organización,mando, coordinación y control)
Fayol indicó que estos seis grupos de operaciones o funciones existen siempre en toda empresa, sea esta simple o compleja, pequeña o grande. Él dijo que cada grupo de estas funciones u operaciones requerían de una capacidad especial. Existe la capacidad técnica, la comercial, la financiera, la administrativa, etc.; y cada una de estas capacidades reposa sobre un conjunto de cualidades y conocimientos, llámese cualidades físicas, intelectuales, morales, cultura general, conocimientos especiales, experiencia. La importancia de cada uno de estos elementos que componen la capacidad está en relación con la naturaleza y la implantación de la función; él decía que en la empresa rudimentaria, donde todas las funciones son desempeñadas por una sola persona, la extensión de las capacidades necesarias es evidentemente reducida, mientras que en la gran empresa en la cual se efectúa operaciones importantes, complejas y variadas, el personal debe poseer muchas capacidades altamente desarrolladas.
En sus tantas conclusiones Fayol manifestó que la capacidad principal del obrero es la capacidad técnica, mientras que la de los directores es la capacidad administrativa y cuando más elevado es el nivel jerárquico ésta adquiere mayor importancia y la capacidad técnica disminuye. Así además señala que la función administrativa sólo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo social. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella todo es cuestión de medida, es necesario tener en cuenta las circunstancias diversas y cambiantes, así Fayol delineó una serie de principios administrativos como son:
- La división del trabajo.
- La autoridad.
- La disciplina.
- La unidad de mando.
- La unidad de dirección.
- La subordinación de los intereses particulares al interés general.
- La remuneración.
- La centralización.
- La jerarquía.
- El orden.
- La equidad.
- La estabilidad del personal.
- La iniciativa.
- La unión del personal.
Las teorías de Taylor y Fayol se basaron en el paradigma mecanicista, el método científico donde la separación del sujeto-objeto era la concepción principal de hacer ciencia.
Por su parte, Munsterberg y Elton Mayo dieron un toque humano al proceso administrativo de la época, Chester I. Barnard y Herbert A. Simon pensaron correspondientemente más en el proceso gerencial como algo cooperativo, colectivo y que la toma de decisión era la base del proceso administrativo. Así empezó a comprenderse que se necesitaba saber mucho más sobre el significado humano de la industria y allí entra en juego Hugo Munsterberg y Elton Mayo entre otros, donde Hugo Munsterberg propuso utilizar la psicología para efectos prácticos y en 1910 él y sus estudiantes empezaron a hacer investigaciones con relación a la aplicación de la psicología en la industria. Munsterberg propuso que el papel de los psicólogos en la industria debería ser:
- Ayudar a encontrar los individuos más aptos para el trabajo.
- Determinar en qué condiciones psicológicas se puede obtener la máxima productividad por hombre.
- Producir sobre la mente humana la influencia deseada en el interés de la administración.
Por otra parte, Elton Mayo decía que el fracaso parcial de los mecanismos industriales no se debía a la ignorancia de los resortes de producción, se debe a la ignorancia de las condiciones humanas de producción continua. Se comenzó a estudiar la fatiga, la cual consistía en una capacidad reducida para el trabajo, la fatiga se utilizó como una palabra cómoda para describir una gran variedad de fenómenos, después se hicieron una serie de estudios en los sitios de trabajo para ver el impacto en la productividad, se argumentó que los efectos psicológicos de una pausa de descanso pueden ser aún mayores que los fisiológicos, especialmente cuando se trata de operaciones dedicadas a trabajos monótonos y de repetición, como sucede en líneas de ensamblaje. Por tanto, se generaba un grado de hastío asociado al grado de mecanización de la tarea.
Así se podía reducir este efecto tomando en cuenta:
- Cuando dentro del turno de trabajo la forma de actividad cambia en el momento oportuno.
- Cuando el pago se realiza según el rendimiento del obrero, en lugar de hacerlo según el tiempo que han trabajado.
- Cuando se concibe el trabajo como una serie de tareas con contenido propio, y no como una actividad indefinida y aparentemente interminable.
- Cuando se permite que los obreros trabajen en grupos sociales compactos, más bien que en unidades aisladas.
- Cuando se introducen descansos convenientes dentro del turno de trabajo.
También, cuando se establecía una camaradería social, discusión, la satisfacción de poder decir lo que pensaban, el establecimiento de confianza y amistad.
Todo esto fue básico en el cambio de actitud positiva hacia el trabajo de acuerdo a estudios en investigaciones en Hawthorne, Wester Electric Company, asociado al estudio del comportamiento humano, también Chester Barnard en su libro Funciones de los elementos dirigentes dice que los fines específicos pretendidos por los hombre son de dos clases: físicos y sociales; son fines físicos los objetos materiales y las condiciones físicas, tales como aire fresco, la luz, la sombra, etc., estos se encuentran en el ambiente puramente físico; son fines sociales los contactos, las relaciones recíprocas, las comunicaciones con los demás hombres y estos fines deben llevarse a cabo bajo el signo de la cooperación.
Un sistema en forma de cooperación requiere un objetivo o propósito; ese mismo objetivo es ya un producto de la cooperación, cuando se logra el propósito propio de la cooperación, decimos que esta es eficaz, por tanto, la eficiencia de un sistema de cooperación es su capacidad para sobrevivir. El sistema de cooperación para que sea eficiente tiene que crear un exceso de satisfacciones. Si cada hombre recupera solamente lo que puso no hay incentivo, no hay para él ninguna satisfacción en la cooperación.
Un sistema de cooperación es un complejo de componentes físicos, biológicos, personales y sociales relacionados entre sí y la cooperación entre dos o más personas se llama organización; definiendo así la organización como un sistema de actividades crecientemente coordinadas por seres humanos, siendo este un elemento componente de un sistema más grande al que hemos llamado un sistema de cooperación, cuyos elementos son sistemas físicos, sociales, biológicos y humanos, teniendo en cuenta que la organización sencilla o compleja es un sistema de fuerzas humanas coordinadas, manifestadas estas ideas por Chester Barnard.
Herbert Simon en su libro El comportamiento administrativo, dice que la administración se define ordinariamente como el arte de “conseguir que se hagan las cosas” y además que esta debe ocuparse tanto de los procesos de decisión como de los procesos de acción (decisiones correctas y acciones efectivas), así mismo enfatiza que el supervisor debe influir más que dirigir. Por tanto, la construcción de una organización eficaz es un problema de psicología social según Simon, también expresa que una gran parte del comportamiento es intencionado, es decir está orientado hacia metas u objetivos, la actividad administrativa es actividad de grupo, estando conformada por procesos decisorios. Las decisiones en la dirección privada como en la dirección pública, deben adoptarse con premisas éticas, La mayoría de las organizaciones están orientadas hacia alguna finalidad que les proporciona el propósito al cual se dirigen las decisiones y actividades de la organización, por ello los objetivos tienden constantemente a adaptarse a los valores cambiantes de los clientes o actores.
Por otra parte, Brooks Adams en 1913 profetizó que una sociedad moderna sólo puede mantener un equilibrio estable en medio de rápidas transformaciones, cuando tiene posibilidad de poseer suficiente número de administradores dotados en alto grado de inteligencia y capacidad.
El boom de la administración se apoyó en siete bases conceptuales:
- La administración científica del trabajo como clave de la productividad.
- La descentralización como principio esencial de organización.
- La administración del personal como modo ordenado de adaptación de las personas a las estructuras de la organización (selección de personal, descripción de cargo, aspectos legales, sueldos y salarios, relaciones humanas).
- Desarrollo de gerentes.
- Contabilidad gerencial.
- Comercialización.
- Planeamiento a largo plazo.